Mall för upphandling av förmånscyklar

Fördelar med förmånscyklar

Förmånscyklar är inte bara kostnadseffektiva utan främjar även en aktiv livsstil och minskad miljöpåverkan. För att maximera dessa fördelar rekommenderas:

• Ett omfattande och varierat utbud av cyklar.
• Möjligheten för arbetstagare att när som helst kunna beställa cyklar, utan begränsande beställningsfönster.
• Minimal administrativ börda för arbetsgivaren genom effektiva system för beställning, fakturering, rapportering och eftermarknad (service, ev försäkringsärenden m.m.).

Upphandlingsprocessen

Öppenhet för leverantören

På förmånscykelmarknaden finns det numer ett brett spektrum av olika leverantörer med olika lösningar och tillvägångssätt, alltifrån förmånsportaler till leasingportaler där man kan hämta ut cyklar från lokala handlare.

• Upphandlingen bör säkerställa ett brett och varierat utbud av cyklar, så att alla anställda har möjlighet att välja sin drömcykel utan att känna sig begränsade i sina valmöjligheter.
• Upphandlingen bör främja en mångfald av leverantörer där arbetstagare kan få rådgivning och anpassa cyklarna efter sina behov.
• Processen ska underlätta för leverantörer att erbjuda sina tjänster utan krav på komplexa systemintegrationer eller exklusiva tekniska lösningar såsom visualisering av cyklar i portalen. 

Utvärdering av pris

• Inkludera moms, serviceavgifter, PO-avgiftsbesparingar och andra obligatoriska avgifter i alla priser för fullständig kostnadstransparens.
• Fastställ en enhetlig prisberäkningsmetod som omfattar leasingperiod och servicevillkor.
• Specificera exempelmodeller och ange prisexempel på sådan modell som samtliga anbudsgivare utgår ifrån, detta för att minimera risken för lockpriser, vilket hjälper till att säkerställa att leverantörer inte använder orealistiskt låga priser på sällan valda modeller.  
• När en utvärdering sker på förmånscyklar, är det viktigt att beakta att det genomsnittliga priset ofta är högre än många initialt antar, särskilt eftersom flertalet väljer elcyklar. Standardcyklarna i anbudet bör därför spegla de modeller som faktiskt efterfrågas. En elcykel med frammoterad motor från ett väletablerat varumärke kostar idag ofta från cirka 21 000 kr i butik. Kvalitetscyklar inom elsegmentet, utrustade med mittmotor och batterier från erkända tillverkare som Shimano och Bosch, ligger ofta runt 30 000 kr. Dessa priser bör reflekteras i de prissättningar som leverantörerna erbjuder.
• Klargör prissättning för tillägg och anpassningar för att säkerställa fullständig kostnadstransparens och jämförbarhet.

Utvärdering av kvalitet

För att säkerställa att upphandlingen av förmånscyklar uppnår högsta möjliga kvalitet och tillgänglighet, bör följande kriterier integreras och tydliggöras:

• Beställningsflexibilitet: Arbetstagare bör kunna beställa cyklar när som helst utan restriktioner som begränsar tillgängligheten till specifika beställningsfönster. Detta garanterar att systemet är anpassningsbart efter individuella behov och förhållanden. En arbetstagare ska inte heller känna sig tvingad att beställa en cykel som man kanske där och då inte behöver, bara för att nästa beställningsfönster är ett halvår fram.
• Snabb och pålitlig leverans: Leverantören ska garantera snabba och pålitliga leveranser direkt till önskad plats, vare sig det är hemadressen eller lokal butik.
• Användarvänliga beställningssystem: De digitala plattformarna som används för att välja och beställa cyklar bör vara enkla att navigera för alla användare, vilket minskar tekniska hinder och främjar en smidig process.

Personlig service och anpassningar

Den lokala närvaron av återförsäljare spelar en kritisk roll i förmånscykelsystemet, med direkta fördelar för både kvaliteten och kundnöjdheten:

• Personlig rådgivning och anpassning: Möjligheten för arbetstagare att besöka lokala butiker för att få personlig rådgivning och möjlighet att prova olika cyklar är central. Detta stärker inte bara kundrelationen utan säkerställer även att cyklarna är optimalt anpassade efter individens specifika behov då cyklarna direkt kan monteras, justeras och anpassas.
• Omedelbar support och service: Lokala butiker erbjuder snabb service och reparationer, vilket är avgörande för att minimera avbrott i användningen och förlänga cyklarnas livslängd.
• Stöd till den lokala näringsverksamheten: Genom att inkludera lokala företag i förmånscykelprogrammet främjas lokal ekonomisk tillväxt, vilket kan leda till jobbskapande och stärkta lokala affärsrelationer.

Logistik och support

• Detaljerade krav på hur beställning, leverans och underhåll av cyklarna ska skötas för att garantera en smidig användarupplevelse.
• Tydliga villkor för hur cyklarna hanteras vid avslutningen av leasingperioden, inklusive flexibla alternativ för återlämning eller utköp.

IT-säkerhet och miljöhänsyn

• Att leverantören bör inneha relevant certifiering eller ackreditering som bevis på att de har etablerade IT-säkerhetsrutiner och beredskap för att förhindra dataläckor. Det är också viktigt att leverantören kan tillhandahålla dokumentation som tydligt beskriver hur de skyddar kund- och transaktionsdata.
• Kräv att alla erbjudna cykelmodeller, särskilt elcyklar, är utrustade med välkända varumärken för cykel. Framförallt gällande cyklarnas elsystem, allt för att kunna garantera kvalitet och säkerhet. Exempel på sådana “märken” är Bosch och Shimano.
• Begär att leverantören ska vara ISO-certifierad, vilket bekräftar att de uppfyller internationella standarder för kvalitetsledning och miljöhänsyn.
• Specifiera att leverantören bör redogöra för sina miljöprinciper, inklusive användning av hållbara material och energieffektiva processer i både produkter och verksamhet.