Tjänstecykel eller förmånscykel?

Cykeln är mer än bara ett transportmedel. För många företag kan den vara ett smart alternativ till bilen och kollektivtrafiken – både för kortare resor i tjänsten och för medarbetarnas dagliga pendling, träning och fritid. Den kan bidra till mer hållbara resor, friskare medarbetare och i många fall även lägre transportkostnader.

Men vilken lösning passar egentligen bäst för företaget? Tjänstecykel eller förmånscykel?

Skillnaden handlar framför allt om vem cykeln är till för, hur den får användas och vem som står för kostnaden.

Den stora skillnaden mellan en tjänstecykel och en förmånscykel är alltså hur cykeln får användas. Här är det viktigt att skilja på cykeln som arbetsredskap och cykeln som personalförmån.

En tjänstecykel är avsedd för resor som görs inom arbetet, till exempel kundbesök, leveranser eller transporter mellan företagets olika arbetsplatser.

Om en anställd får använda företagets cykel privat kan det uppstå en skattepliktig förmån. Därför bör företaget ha tydliga regler för användningen och se till att cykeln endast används i tjänsten.

Det innebär exempelvis att vanlig privat pendling mellan hemmet och arbetsplatsen inte ska blandas ihop med tjänstekörning. Om företaget vill att medarbetaren även ska kunna använda cykeln privat är det bättre att välja en lösning som är utformad för just privat användning, exempelvis en förmånscykel.

När en cykel tillhandahålls som arbetsredskap kan privat användning i vissa fall vara skattefri, men Skatteverket ställer då krav på bland annat att arbetsredskapet har väsentlig betydelse för arbetet och att den privata nyttan är begränsad.

En förmånscykel är däremot uttryckligen till för att kunna användas privat. Medarbetaren kan använda cykeln för exempelvis pendling, träning, ärenden och fritid. Förmånen beskattas enligt särskilda regler för cykelförmån.

Om arbetsgivaren erbjuder cykelförmån till hela den stadigvarande personalen på arbetsplatsen behöver den anställde bara beskattas för den del av förmånsvärdet som överstiger 3 000 kronor per år. Det innebär att en vanlig cykel i prisklassen runt 20 000 kronor i många fall kan bli helt skattefri för medarbetaren.

I en förmånscykellösning betalar medarbetaren vanligtvis kostnaden genom ett bruttolöneavdrag samtidigt som arbetsgivaren tillhandahåller cykeln. Det kan göra en kvalitetscykel betydligt mer prisvärd än om medarbetaren skulle köpa motsvarande cykel privat. Med Lease a Bike kan besparingen vara upp till 40 procent jämfört med ett privat köp, beroende på cykel och individuell maginalskatt.

Vad är då den praktiska skillnaden? Tabellen nedan ger en snabb överblick över hur tjänstecykeln och förmånscykeln skiljer sig åt för både företaget och medarbetaren.

Kom igång med förmånscykel med Lease a Bike →

Kostnaden är en av de största skillnaderna mellan de två alternativen.

När ett företag skaffar en tjänstecykel står företaget för kostnaden. Det kan handla om inköp eller leasing av cykeln samt kostnader för exempelvis service, underhåll, försäkring och tillbehör. Cykeln blir därmed en företagskostnad som behöver hanteras och administreras av företaget.

Vilka kostnader som är avdragsgilla och hur momsen ska hanteras beror på upplägget och företagets verksamhet. Därför bör företaget alltid kontrollera sin specifika situation med sin redovisningskonsult eller Skatteverket.

Med en förmånscykel från Lease a Bike är tanken att arbetsgivaren ska kunna erbjuda cykelförmånen utan att behöva bära den löpande kostnaden själv.

Medarbetaren finansierar förmånen genom bruttolöneavdrag och Lease a Bike hanterar administrationen kring lösningen. Det innebär att företaget kan erbjuda en attraktiv personalförmån utan att behöva köpa in och administrera cyklar för de anställda.

Exempel:

Ett företag har 50 medarbetare och vill erbjuda förmånscykel som personalförmån. Om tio medarbetare väljer att leasa en cykel genom Lease a Bike finansieras deras cyklar genom respektive medarbetares löneavdrag. Företaget behöver därför inte köpa in tio cyklar eller bära deras leasingkostnader på samma sätt som vid ett traditionellt inköp av tjänstecyklar. Det gör förmånscykeln till ett attraktivt alternativ för företag som vill erbjuda en uppskattad förmån utan att bygga upp en egen cykelflotta.

Det finns inget rätt eller fel alternativ – det beror på vad cykeln ska användas till.

Välj tjänstecykel om:

• Medarbetare regelbundet behöver ta sig mellan olika arbetsplatser.

• Ni har behov av cyklar för kundbesök eller andra resor i tjänsten.

• Ni behöver transportera mindre varor eller utrustning.

• Cykeln ska vara ett arbetsredskap och inte en privat personalförmån.

• Ni vill ha en gemensam cykel eller så kallad poolcykel som flera medarbetare kan använda.

Välj förmånscykel om:

• Ni vill göra det enklare för medarbetarna att välja cykeln framför bilen eller kollektivtrafiken.

• Ni vill erbjuda en uppskattad hälso- och personalförmån.

• Ni vill stärka ert employer brand och visa att ni satsar på hållbara transporter.

• Ni vill erbjuda cykelförmån utan att själva behöva köpa in och administrera cyklar.

• Ni vill att medarbetarna ska kunna använda cykeln fritt på sin fritid.

För många företag behöver det dessutom inte vara antingen eller. En arbetsgivare kan ha tjänstecyklar för de medarbetare som behöver cykla i jobbet och samtidigt erbjuda förmånscykel som personalförmån.