Dataskydd | Lease a Bike

Dataskydd & integritet

På Lease a Bike tar vi din integritet på allvar. Integritet sitter i vårt DNA, och vi utformar vår plattform, våra webbplatser och våra lösningar för att respektera din och dina anställdas integritet – för en bekymmersfri cykelleasing. Här är några av våra viktigaste fokusområden gällande dataskydd:

1. Regelbunden utvärdering av vårt dataskyddsarbete

Vi respekterar integriteten för våra egna anställda, våra kunder, våra partners och deras anställda. Därför tar vi dataskydd på största allvar. Vi genomför en årlig IT-riskanalys och konsekvensanalys för verksamheten (Business Impact Assessment, BIA) för att säkerställa att säkerhets- och dataskyddsåtgärder implementeras i enlighet med den senaste lagstiftningen och det aktuella hotlandskapet inom cybersäkerhet.

2. Garanterat inbyggt dataskydd och inbyggd säkerhet

För alla nya digitala initiativ (IT-system), ändringar i befintliga processer eller involvering av (nya) tredje parter tillämpas en obligatorisk granskning av inbyggt dataskydd och inbyggd säkerhet (Privacy and Security by Design). Detta garanterar att principerna tillämpas för all (ny) insamling och behandling av personuppgifter och konfidentiell information.

3. Tillämpning av dataminimering

Vi tillämpar dataminimering för de (person)uppgifter som samlas in och behandlas via vår plattform för leasingprocessen. Det innebär att vi endast samlar in och behandlar de personuppgifter som är absolut nödvändiga för att genomföra cykelleasingen.

4. Personuppgifter inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES)

Vårt mål är att lagra alla personuppgifter på en plats som erbjuder tillräckliga integritetsgarantier. Därför strävar vi alltid efter att säkerställa att alla personuppgifter lagras inom EES.

5. Regelbunden översyn av integritetspolicy, användarvillkor och cookie-inställningar

En central del av dataskyddsarbetet är att informera dig på ett transparent och heltäckande sätt om vilka personuppgifter som samlas in, hur vi behandlar dem och hur vi skyddar dem. De viktigaste dokumenten för detta är vår integritetspolicy, våra användarvillkor, vår cookie-policy och vår cookie-banderoll. Dessa dokument granskas regelbundet av vårt dataskyddsombud (DPO) för att säkerställa att de efterlever den senaste dataskyddslagstiftningen, rättspraxis och våra interna integritetskrav.

6. Stark leverantörsstyrning

Vi fokuserar på att enbart anlita lämpliga externa leverantörer och har implementerat strikta kontroller för leverantörsstyrning. Alla nya tredje parter utvärderas som en del av vår granskning av inbyggt dataskydd och säkerhet för att avgöra vilka åtgärder som krävs (såsom ett personuppgiftsbiträdesavtal, PUB-avtal, eller ytterligare säkerhetsåtgärder) samt för att följa upp dessa innan tjänsterna tas i bruk.

7. Etablerade rutiner för datagallring

Lagring av personuppgifter innebär också att uppgifter raderas i rätt tid när de inte längre behövs för cykelleasingprocessen eller krävs enligt lag. Vi kontrollerar därför regelbundet att våra gallrings- och lagringspolicyer i olika länder är uppdaterade, och genomför utvärderingar för att identifiera vilka (person)uppgifter som kan raderas.

8. Professionellt system för hantering av dataskydd

I egenskap av personuppgiftsansvarig för cykelleasingplattformen ansvarar vi för alla dataskyddsprocesser, såsom att föra ett register över behandlingsaktiviteter (RoPA), hantera de registrerades rättigheter, hantera (potentiella) personuppgiftsincidenter samt utföra granskningar av inbyggt dataskydd. Därför har vi implementerat ett professionellt system för dessa processer för att säkerställa en korrekt, tidseffektiv och komplett registrering, behandling och uppföljning.

Om du vill ha mer information om vårt dataskyddsarbete är du varmt välkommen att besöka vårt Trust Center.

Vanliga frågor

: Lease a Bike är en del av BMS Group och Pon Holdings. Lease a Bike har utsett ett dedikerat dataskyddsombud (DPO) som ingår i Pon Security and Privacy (S&P) Office. Pon S&P Office fungerar som en oberoende avdelning inom Pon Holdings-koncernen för att ge vägledning, utvärdera och övervaka att alla bolag efterlever säkerhets- och dataskyddskrav samt relevant dataskyddslagstiftning. Övervakningen omfattar bland annat även regelbundna dataskyddsrevisioner. Dataskyddsombudet för BMS Group rapporterar till Lease a Bike och Pon Holdings styrelse om dataskyddsstatusen och uppföljningen av förbättringsåtgärder.
Dessutom har Lease a Bike en SOC 2® Type II-rapport som bevisar att alla relevanta dataskyddsåtgärder är implementerade.
: Även om frågan är förståelig är det praxis inom cykelleasing- och mobilitetsbranschen att inte teckna personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal). Ett förhållande mellan ”personuppgiftsansvarig till personuppgiftsansvarig” (Controller-to-Controller) råder mellan arbetsgivaren och Lease a Bike, varför ett personuppgiftsbiträdesavtal inte är tillämpligt. Mer information om detta finns under frågan nedan.
: Arbetsgivaren har ett förhållande som självständigt personuppgiftsansvarig (controller-to-controller) med Lease a Bike eftersom:
Du som arbetsgivare är personuppgiftsansvarig (Data Controller) eftersom du:
Bestämmer det huvudsakliga ändamålet (varför): väljer ut vilka anställda i ditt företag som ska ha möjlighet att delta i cykelleasingen.
Bestämmer medlen (hur), genom att fastställa ramarna för cykelleasingen, till exempel:
Godkännande av leasingförfrågningar från dina anställda i cykelleasingplattformen.
Antal cyklar, maxpris och typ av cyklar.
Om den anställde fritt kan välja servicebudget eller om minimibudgeten kan höjas innan avtalet tecknas.
Hur många cyklar enskilda anställda får leasa till sig själva eller till hela sin familj.
Vi som Lease a Bike är också personuppgiftsansvariga (Data Controller) eftersom vi:
Samlar in (person)uppgifter direkt från din anställde och behandlar dem i cykelleasingplattformen i enlighet med de ändamål (varför) som den anställde informeras om via integritetspolicyn.
Ber din anställde att godkänna användarvillkoren för cykelleasingplattformen och därmed har ett direkt avtalsförhållande med den anställde.
Bestämmer medlen (hur) för behandlingen (t.ex. vilka typer av uppgifter som ska behandlas, lagringsperioder, vem som får åtkomst, var datan lagras och involverade tredje parter), vilket anges i och godkänns via användarvillkoren och integritetspolicyn av din anställde vid registreringen i cykelleasingportalen.
Agerar i vår roll som personuppgiftsansvarig, t.ex. genom att föra ett register över behandlingsaktiviteter (RoPA), hantera begäranden om de registrerades rättigheter från dina anställda samt hantera och rapportera personuppgiftsincidenter.
Fördelar för dig som arbetsgivare:
Fullt ansvar hos Lease a Bike: Eftersom Lease a Bike är fullt ansvariga säkerställer vi att dataskydd och säkerhet håller högsta standard. Därför har vi en SOC 2® Type II-rapport på plats. Denna rapport ger dig som arbetsgivare en bekräftelse på att alla nödvändiga säkerhets- och dataskyddsåtgärder är implementerade.
Mindre administration: Lease a Bike ansvarar för att hantera alla typer av integritetsrelaterade aktiviteter – såsom att hantera begäranden om registrerades rättigheter, föra behandlingsregister samt hantera säkerhets- och personuppgiftsincidenter. Detta sparar mycket tid för dig som arbetsgivare.
Ansvarsfrihet vid böter: Det är Lease a Bike, och inte du som arbetsgivare, som bär det fulla ansvaret för eventuella dataskyddsavgifter eller böter från datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten kopplade till plattformen.
Inga branschspecifika anpassningar krävs: Cykelleasingprocessen och plattformen behöver inte anpassas efter de branschspecifika regelverk som gäller för din verksamhet. Det krävs därför ingen extra insats från din sida för att kontrollera efterlevnaden.
: Nej, de (person)uppgifter som dina anställda lämnar uppges direkt av den anställde till oss i samband med registreringen i vår portal. Det kan hända att vissa (person)uppgifter inte gällande den anställde ens är kända för dig som arbetsgivare, eftersom uppgifterna även kan innehålla en privat e-postadress eller ett privat telefonnummer. Därför kan vi inte överlämna alla uppgifter till dig som arbetsgivare. Givetvis raderar vi (person)uppgifter i enlighet med våra (lagstadgade) gallrings- och lagringspolicyer.